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Un courtier en assurances a porté dans ses frais professionnels un grand nombre de frais de restaurant. Tous ces frais sont justifiés par des souches tva. L’administration fiscale a pourtant contesté la déduction de toutes les souches, et fixé forfaitairement la quotité déductible (avant application de l’art.53 cir/92) à 50% du total des frais portés en compte. L’affaire a été portée devant la Cour d’Appel de Bruxelles qui, dans un arrêt du 27.05.2010, se rallie à la position de l’administration.

Pourquoi ? Parce que les pièces telles qu’elles ne sont pas nominatives, qu’elles concernent en partie des repas qui ont été pris à un endroit assez éloigné du lieu de l’exercice de la profession du contribuable, qu’elles ne démontrent pas non plus le lien direct entre ces repas et un dossier traité de manière concrète ou un client concret, et que, d’après les pièces, des enfants ont également participé aux repas.

Outre le caractère anecdotique de cette affaire, il est intéressant d’en tirer les enseignements lorsque l’on revendique des frais de restaurant au titre de frais professionnels.

En général, les contribuables se satisfont d’une simple souche tva, parfois accompagnée d’un ticket donnant le détail de la note et parfois encore de la preuve de paiement par carte bancaire ou de crédit, d’ailleurs pas toujours au nom de la société qui prend la dépense en compte…

Si lors d’un contrôle, le fonctionnaire de l’administration fiscale demande au contribuable de lui prouver qu’il s’agit bien de frais engagés à titre professionnel, les éléments mentionnés à l’alinéa précédent ne seront pas suffisants, car même si la dépense peut être prouvée, rien ne détermine encore que la dépense a bien été engagée à usage professionnel.

Il n’y a pas de différence entre une souche tva mentionnant 4 personnes pour laquelle le dirigeant est allé manger avec un collaborateur et deux clients, et la même souche où le même dirigeant est allé manger avec madame et leurs deux enfants…

L’exigence de l’administration est donc tout à fait légitime, et il faudrait mentionner au verso de chaque justificatif de frais de restaurant qu’elles étaient les personnes présentes.

Pourtant, dans la pratique, les choses se passent rarement ainsi, sauf si le fonctionnaire qui est en face de vous est particulièrement tatillon. Par contre, les notes de restaurant durant les week-ends, les vacances, ou à l’étranger seront épluchées avec plus de vigilance. Idem si le contribuable revendique des frais de restaurant hors du commun, comme ce formateur qui avait jusqu’à trois notes de restaurant par jour …

Une certaine prudence s’impose donc, mais il faut rester raisonnable et pouvoir démontrer que les frais sont bien professionnels. A titre d’exemple, un indépendant ou un titulaire de profession libérale, dont le conjoint est aidant, qui va manger avec ce dernier au restaurant pourra très bien en justifier le caractère professionnel, comme le dirigeant dont le conjoint est également associé de sa société. Petite astuce également : pensez à conserver les justificatifs des notes de restaurant que vous n’avez pas portés dans vos frais professionnels, cela apportera de l’eau à votre moulin en cas de besoin…