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Ceci s'adresse tout particulièrement à nos clients gérants de stations services mais sera sans aucun doute utile pour toutes les sociétés tenant la comptabilité d'une caisse.

Lors de contrôle de comptabilités d'entreprises, nous avons tous déjà eu l'occasion, une fois ou l'autre, de constater que le solde de caisse ne correspondait pas toujours à la réalité. Dans certains cas, la différence pouvait même être importante et l'entreprise omettait bien de reprendre le déficit de caisse dans ses charges exceptionnelles, car elle n'osait trop déterminer pourquoi il lui manquait une telle somme. Nous avons même déjà vu des caisses négatives...

Si les conséquences comptables de tels manquements sont aisées à envisager (il suffit de reprendre l'écart dans un compte de résultats exceptionnels), les conséquences fiscales sont plus subtiles.

L'administration fiscale n'admettra en effet pas, sauf le cas du vol avéré et pour lequel il y a eu dépôt de plainte à la police fédérale, que cette charge exceptionnelle soit une dépense purement et simplement déductible au sens de l'art.49 cir/92.

En effet, toutes les conditions d'application de la cotisation spéciale de l'art.219 cir/92(309%) sont réunies : l'argent correspondant au déficit a bien quitté le patrimoine de l'entreprise et il n'a fait l'objet d'aucune fiche fiscale correspondante.

Cette interprétation fut adoptée par la Cour d'Appel de Gand dans un arrêt du 22.02.1996. Une institution de crédit avait constaté des déficits de caisse qu'elle avait portés en charges professionnelles.

La Cour constata que l'institution ne prouvait pas que les déficits avaient profité aux clients de l'institution mais qu'il résultait bien des dossiers qu'il s'agissait d'erreurs commises par le personnel de l'institution et qu'aucune fiche fiscale individuelle n'avait été établie. Ces avantages ne pouvant donc être taxés dans le chef du personnel bénéficiaire, l'application de la cotisation spéciale se révélait donc nécessaire.

Idem dans un arrêt du 24.06.2003 : la Cour d'Appel de Gand confirma l'application de la cotisation spéciale dans une affaire où les déficits de caisse provenaient du paiement d'heures supplémentaires non déclarées. Il faut dire que le déficit était conséquent (plus de 100.000 euros ...).

La Cour d'Appel de Bruxelles vient de confirmer ce point de vue dans un arrêt du 02.09.2010. Une société actait systématiquement une différence de caisse de 25 euros tous les jours et la portait en charges financières. L'administration fiscale y avait vu un prélèvement non déclaré par les dirigeants et l'avait soumis à la cotisation spéciale. La Cour lui donna raison.

La conclusion est évidente : les déficits de caisse ne sont pas, sauf les cas avérés de vols ou d'erreurs dont la preuve peut être apportée, des charges déductibles comme les autres : elles correspondent en général à des prélèvements au bénéfice des dirigeants ou à des attributions à des membres du personnel ou à des tiers, ce qui justifie dans tous les cas l'application de la cotisation spéciale dont le coût se chiffre à 309% du déficit.

Suite à de récentes informations, les fonctionnaires des finances ont reçu l'ordre d'appliquer de plus en plus la cotisation spéciale sur les sommes ou charges non justifiées. Nous vous rappelons que cette cotisation est égale à 309% des sommes non justifiées par une pièce probante. Et même si cette cotisation est déductible dans vos charges professionnelles, il reste fortement conseillé de l'éviter.

Nous insistons donc sur l'importance de justifier TOUTES vos différences de caisses par une pièce probante. Celles-ci ne posent en général pas de problèmes pour le paiement des fournisseurs (factures) mais la situation deviendrait dangereuse sans explicatif. N'hésitez donc pas à justifier les vols par un dépôt de plainte auprès de la police et assurez vous de bien mentionner les montants dérobés et les circonstances. Sachez qu'il existe toujours des solutions pour résoudre vos problèmes, pour autant que nous en soyons averti assez vite.

Enfin, avertissez votre comptable de TOUS vos paiements par caisse au fur et à mesure des décaissements afin de garder une corrélation entre le solde comptable et physique et d'éviter de lui donner des maux de tête lors de l'analyse des fournisseurs...

Nous mettrons prochainement un exemple de feuille de caisse à votre disposition sur notre site (http://www.bhpartners.be/)